Mnoho súkromných používateľov alebo zamestnancov podnikov čelí skutočnosti, že dokumenty uložené v počítači musia byť nejako štruktúrované, rýchlo prenesené alebo nastavené na všeobecný prístup. Nie je vždy možné to implementovať vytvorením lokálnej siete, pretože v nej nemôžu byť všetky zariadenia. Najmä v takýchto situáciách sa odporúča používať systémy elektronickej správy dokumentov (EDMS). Takéto programy poskytujú jedinečnú sadu funkcií, ktoré výrazne zjednodušujú správu súborov rôznych formátov.
Navrhujeme začať našu kontrolu komplexným riešením od spoločnosti Microsoft s názvom SharePoint. Je to kolekcia softvéru pod celým menom Microsoft SharePoint Products and Technologies. Zahŕňa niekoľko komponentov naraz, ktoré sú zodpovedné za organizáciu spolupráce, a ktoré navrhujeme podrobnejšie prečítať na oficiálnych stránkach spoločnosti Microsoft, pretože vývojári tento problém opísali čo najpodrobnejšie. Tento komponent vo forme servera SharePoint Server je možné nainštalovať iba v operačnom systéme Windows Server a interakcia so všetkými ostatnými komponentmi sa uskutočňuje prostredníctvom Internetu. Nebudeme sa zameriavať na inštalácie, pretože to najčastejšie robia správcovia systémov spoločností.
Hlavným účelom SharePointu je vytvárať weby, ktoré umožňujú zamestnancom jednej alebo viacerých spoločností spolupracovať. Dokumenty a rôzne súbory nahrané na web budú verejne dostupné alebo pre každý z nich je úroveň prístupu nakonfigurovaná osobitne. Používatelia manipulujú so všetkými týmito objektmi pomocou prvkov rozhrania. Odovzdávanie, úpravy a ďalšia správa základnej infraštruktúry dokumentov sa uskutočňuje prostredníctvom bezplatnej aplikácie Microsoft SharePoint Foundation, ktorá je súčasťou systému Windows Server. Ako vidíte, uvažovaná súčasť je pomerne zložitá a často sa používa iba vo veľkých spoločnostiach, kde je za nastavenie softvéru a jeho správnu činnosť zodpovedná špeciálne najatá osoba, takže sme nehovorili o úplne všetkých možnostiach tejto sady nástrojov.
Stiahnite si produkty a technológie Microsoft SharePoint z oficiálnej stránky
FossDoc
FossDoc je ďalšie riešenie zložené z množstva rôznych komponentov, ktoré fungujú na báze klient-server. Navrhujeme krátko sa zaoberať každou z nich, aby sme vedeli o účele a dôležitosti všetkých zložiek:
- Server FossDoc - je server a poskytuje logistiku pre programy a ďalší server, ktorý vykonáva funkciu systému správy databáz. K tomuto serveru je možné pripojiť ďalšie moduly. Určujú samotné chovanie systému, stanovujú ďalšie pravidlá a rozširujú možnosti.
- webový server - jeden z modulov, ktorý sa pripája k aplikačnému serveru. Je to ten, kto vám umožňuje komunikovať so všetkými programami a súbormi prostredníctvom webového prehľadávača nainštalovaného vo vašom počítači.
- Databáza... Akýkoľvek populárny podporovaný softvér, napríklad Microsoft SQL Server alebo Oracle, je možné nainštalovať ako databázu. Ukladá absolútne všetky informácie, ktoré si používatelia stiahnu do programu.
- Klient FossDoc - najdôležitejšia súčasť pre priemerného používateľa, pretože je určená na pripojenie k serveru a vykonávanie všetkých potrebných úloh, napríklad čítanie súborov, ich úpravy, sťahovanie alebo odstraňovanie. Klient je implementovaný ako bežný program s grafickým rozhraním. Jeho okno môžete vidieť na snímke obrazovky nižšie.
- Webový klient FossDoc - ďalšia dôležitá aplikácia, ktorá implementuje všetko rovnako ako bežný klient, iba v prehliadači a poskytuje používateľovi všetky potrebné nástroje a ponuky na prácu so súbormi.
- Administrátor FossDoc... Posledná klientská aplikácia, ku ktorej by mal mať prístup iba správca, ktorý spravuje celý tok dokumentov. Jeho prostredníctvom sa vytvárajú užívateľské účty, konfiguruje sa úroveň prístupu a pripájajú sa jednotlivé možnosti.
Vďaka FossDoc môžete nielen spravovať dokumenty, ktoré boli vytvorené v iných programoch, ale aj pridávať rôzne formuláre sami pomocou vstavaných možností.Napríklad tu sa bezproblémovo vytvárajú oficiálne objednávky pomocou štandardizovaných formulárov, korešpondencia sa vykonáva prostredníctvom zabudovaného modulu a označujú sa registračné záznamy. Pokiaľ ide o samotnú správu dokumentov, vo FossDoc sa to deje u príslušného klienta alebo prostredníctvom webovej stránky, ako už viete z vyššie uvedených informácií. Súbory sú uvedené ako strom, ktorý vám uľahčí navigáciu v adresároch. Zoznam dokumentov uložených na serveri je zvyčajne veľmi obrovský, takže ho musíte všemožne triediť. Za týmto účelom má FossDoc možnosť návrhu, ktorá vám umožní ľahko kategorizovať objekty alebo manuálne vytvoriť distribúciu.
Stiahnite si FossDoc z oficiálnych webových stránok
XPages Dynamic
Ďalšie riešenie s názvom XPages Dynamic je rovnako pokročilé ako tie, ktoré sme diskutovali vyššie. Jeho zvláštnosť spočíva v flexibilnej konfigurácii, ktorá umožňuje optimalizovať systém elektronickej správy dokumentov pre konkrétneho zákazníka. V štandardnom balíku XPages Dynamic je zabudovaných množstvo grafických aplikácií a modulov. Zoznámime sa s nimi podrobnejšie pomocou rovnakého príkladu uvedeného vyššie:
- Zamestnanci... Názov prvej aplikácie už hovorí za všetko. Umožňuje vám udržiavať personálny stôl, prezerať si zoznam dostupných a obsadených voľných pracovných miest, brať do úvahy pracovné skúsenosti úplne každého zamestnanca a kontrolovať osobné súbory všetkých zamestnancov vrátane ich úprav.
- Kontakty... Navrhnuté na ukladanie dôležitých informácií týkajúcich sa adries, telefónnych čísel a e-mailov dodávateľov, zákazníkov a partnerov. Tu sa zaznamenávajú karty všetkých protistrán a vďaka zabudovanej možnosti je možné vykonať rýchle vyhľadávanie údajov.
- Externá korešpondencia... Táto aplikácia sa považuje za najdôležitejšiu pre obeh dokumentov, pretože práve prostredníctvom nej sa prijímajú prichádzajúce dokumenty, registrujú sa odchádzajúce formuláre a všetky uložené informácie sa prehľadávajú a upravujú. Upozorňujeme, že požadovaný formulár je možné rýchlo vyhľadať aj pomocou čiarových kódov.
- Interné dokumenty ORD... Vývojári navrhujú použiť samostatnú aplikáciu ako modul pre používateľov s rozšírenou úrovňou prístupu. Jeho funkčnosť je zameraná na interakciu so všetkými primárnymi účtovnými, finančnými, plánovacími dokumentmi, obchodnými, personálnymi a inými cennými papiermi.
- Zmluvy... Obsahuje všetky požadované možnosti pre prácu so zmluvami ľubovoľného formátu a tiež riadi prístup k dokumentom rôznych typov. Užívateľ, ktorý má prístup k tejto obchodnej aplikácii, môže vytvárať udalosti a udalosti, posielať oznámenia všetkým zamestnancom, triediť údaje a monitorovať dodržiavanie zmlúv.
- Adresáre... Ďalšia súčasť, ktorá priamo súvisí s pracovným tokom, pretože tu sa ukladajú úplne všetky súbory. Sú zoradené podľa rôznych typov a usporiadanie je urobené vo forme hierarchie. Tento komponent správne spolupracuje so všetkým vyššie popísaným softvérom.
Práve ste sa dozvedeli o všetkých komponentoch, ktoré tvoria XPages Dynamic. Teraz si musíte len podrobnejšie preštudovať ich interakciu v sprievodcoch od vývojárov na oficiálnych webových stránkach. Môžete sa teda sami rozhodnúť, či je tento systém elektronickej správy dokumentov pre vás vhodný a či sa ho vôbec oplatí kúpiť ako komplex permanentného používania.
Stiahnite si XPages Dynamic z oficiálnej stránky
DIRECTUM
DIRECTUM je profesionálny a drahý softvér pre všetky spoločnosti zaujímajúce sa o automatizáciu toku dokumentov. Tu môžete vytvárať dokumenty na základe hotových šablón alebo ich sťahovať z e-mailu. Pokiaľ ide o papierové dokumenty, tie sa presunú do aplikácie ihneď po dokončení skenovania.Pre veľké firmy bude relevantné riešenie DIRECTUM Ario, ktoré pracuje na technológii strojového učenia. Automaticky triedi všetku prijatú dokumentáciu a zostavuje príslušné karty. Na oficiálnych webových stránkach vývojári dokonca opísali návratnosť tohto komponentu pre spoločnosti rôznych úrovní.
Všetky pridané súbory sú umiestnené v jednom úložisku a môžu byť uložené v rôznych priečinkoch, pretože používateľ interaguje iba s priamymi odkazmi. Samotný zoznam priečinkov spočiatku absentuje a jeho tvorba závisí od samotných zamestnancov, pretože sa zostavuje výlučne podľa osobných preferencií a v závislosti od formátu spoločnosti. Môže existovať neobmedzený počet takýchto adresárov s určitou úrovňou prístupu. Každý formulár má svoj vlastný životný cyklus, po ktorom sa automaticky presunie do archívu alebo sa odstráni. Toto je nakonfigurované pre každý typ dokumentu osobitne, čo vám umožňuje udržiavať vždy iba aktuálny zoznam súhrnov a neupchať úložisko nepotrebnými údajmi, ktoré je možné odstrániť iba manuálne. Vďaka užívateľsky prívetivému rozhraniu a vstavaným možnostiam sa tiež výrazne zrýchľuje vyhľadávanie kariet a je možné naskenovať jedinečný čiarový kód, aby ste rýchlo skočili na dokument. Kliknutím na odkaz nižšie preskúmate základnú prezentáciu DIRECTUM a objednáte si pre svoju organizáciu podrobnú prezentáciu, ak máte záujem o tento softvér.
Stiahnite si DIRECTUM z oficiálnych webových stránok
elDoc
Ako ste už pochopili, všetky programy pracovného toku, o ktorých sa chceme baviť v dnešnom článku, sú profesionálne. elDoc nie je v tomto smere výnimkou, pretože jeho vývojári si práve vďaka tomuto riešeniu získali dobré meno na svetovom trhu. Obsahuje všetky rovnaké komponenty, o ktorých sme hovorili už skôr, ale ich implementácia je jedinečná a vhodná pre firmy rôznych smerov a veľkostí. Správca, ktorý komunikuje s elDoc, sa bude vstavanému konštruktorovi určite páčiť, pretože pomôže nielen rýchlo vytvoriť nové trasy a pridať formuláre dokumentov, ale pomôže zvládnuť túto úlohu aj bez zapojenia vývojárov tretích strán. Priemerný užívateľ dostane pohodlné a jednoduché rozhranie s prístupom k úložisku kedykoľvek počas dňa.
ElDoc navyše zjednoduší automatizáciu rutinných procesov pripojením modulu TaskBot. Tvorcovia rozprávajú o jeho práci počas prezentácie a taktiež s touto aplikáciou ponúkajú skúšobné obdobie. Predmetný softvér podporuje neobmedzený počet používateľov, ktorí môžu pracovať súčasne, môžu prepojiť rôzne aplikácie pomocou administračného panela a sú schopní čítať čiarové kódy umiestnené na dokumentoch, čo uľahčuje ich vyhľadanie. Pokiaľ ide o pridávanie a úpravy dokumentov, tu je táto možnosť implementovaná rovnakým spôsobom ako v prípade iného softvéru, o ktorom sme už hovorili skôr. Pamätajte, že predvolene je jazyk rozhrania v elDoc nastavený na ukrajinčinu, ale ak chcete, môžete ho v dostupnom zozname zmeniť na ruštinu, angličtinu alebo iný jazyk.
Stiahnite si elDoc z oficiálnej stránky
Alfresco
Softvér spoločnosti Alfresco na správu dokumentov vám môže pomôcť kontrolovať obsah vašej spoločnosti prostredníctvom transparentnej správy informácií a účinného súladu s GDPR, čo sa priamo premieňa na hmatateľné obchodné výhody a šetrí nielen čas, ale aj peniaze. Alfresco umožní nielen nahrávanie dokumentov umiestnených na lokálnom úložisku alebo v e-mailovom profile, toto riešenie tiež podporuje okamžité skenovanie s úplným zachytením údajov a automatickým triedením, ako aj poskytuje rôzne možnosti nasadenia. Pri správe súborov navyše pomáha umelá inteligencia s funkciami strojového učenia. Práve vďaka nemu sa uskutočňuje rýchle triedenie, inteligentné vyhľadávanie a vyplňovanie kariet.Táto technológia časom pracuje lepšie a lepšie, keď sa učí sama.
Bohaté modely alebo vlastnosti metadát Alfresco možno použiť na automatické presúvanie dokumentov prostredníctvom vyhradeného procesu správy kariet alebo životného cyklu. Vstavané pracovné aplikácie uľahčujú kontrolu a schvaľovanie dokumentov a ručné definovanie procesov môže zjednodušiť každú prácu náročnú na obsah, čo vždy pozitívne ovplyvňuje efektívnosť práce. Pri inštalácii Alfresco sa všetci zamestnanci podniku okamžite spoja v jednom reťazci a budú môcť medzi sebou bez problémov komunikovať. V prípade potreby správca nezávisle nastaví úrovne prístupu, konfiguruje adresáre a integruje aplikácie. Ak vás tento softvér zaujal, odporúčame vám oboznámiť sa s jeho skúšobnou verziou a až potom premýšľať o kúpe, aby ste sa uistili, že softvér spĺňa vaše požiadavky.
Stiahnite si Alfresco z oficiálnych webových stránok
INTALEV: Vedenie spoločnosti 7
INTALEV: Corporate Management 7 je komplexný softvér, ktorého hlavná funkčnosť je zameraná na automatizáciu podnikov rôznych formátov. Vďaka tomuto systému môžete spravovať zamestnancov aj klientov, čo tiež znamená pohodlný pracovný tok. Vývojári umiestňujú svoj produkt presne ako nástroj na správu, pretože dokáže ovládať úplne všetky fázy podnikania, od plánovania a objednávok až po spracovanie prijatých finančných prostriedkov a zmlúv. Pri nákupe INTALEV: Corporate Management 7 si vývojári vyberajú moduly podľa zákazníka a poskytujú mu všetky potrebné aplikácie s predkonfiguráciou.
Pokiaľ ide o priamu interakciu s dokumentmi, tvorcovia pridelili samostatné moduly pre rôzne objekty, napríklad pri uzatváraní zmlúv sa používa špeciálne menu a k triedeniu tiež dochádza automaticky. Prichádzajúce dokumenty je možné sťahovať z miestneho úložiska aj prostredníctvom e-mailu alebo skenera. INTALEV: Enterprise Management 7 je ľahko škálovateľný, čo vám umožní pripojiť neobmedzený počet účtov a rozšíriť úložisko vždy, ak životný cyklus súborov neumožňuje, aby boli všetky súčasne funkčné. Ako každý iný softvér tejto úrovne, aj tento sa kupuje na základe vopred naplánovanej objednávky a rokovaní s vývojármi. Podrobnejšie informácie o tomto sa dozviete na oficiálnych webových stránkach kliknutím na nasledujúci odkaz.
Stiahnite si INTALEV: Corporate Management 7 z oficiálnej webovej stránky
DocsVision
DocsVision je posledný komplexný softvér, o ktorom chceme v dnešnom príspevku hovoriť. Jeho zvláštnosť spočíva v tom, že sa vývojári pokúsili čo najviac znížiť vstupnú hranicu pre bežných používateľov aj správcov, ktorí budú konfigurovať systém tak, aby fungoval správne. Začnime bežnými používateľmi a všimnime si, že tvorcovia zabezpečujú, že plne rozumejú rozhraniu, a že nie je potrebné ďalšie školenie zamestnancov. Správca sa zaobíde bez znalosti programovacích jazykov, pretože celý komplex je zostavený z už fungujúcich aplikácií, ktorých je desať.
Keď sa počas prezentácie zoznámite s DocsVision, môžete si nezávisle vybrať všetky zakúpené moduly. Pre pracovný tok určite stojí za to prepojiť všetky hlavné riešenia, veľký archív a zmluvný pracovný tok, ak si spoločnosť vedie záznamy o takýchto druhoch kariet. Všetky ostatné komponenty sú odporúčaniami pre veľké podniky, kde nie je dostatok ľudskej sily na spracovanie veľkého množstva informácií. Rovnako ako v iných prípadoch, vývojári DocsVision usporiadajú prezentáciu svojho softvéru, kde môžete položiť všetky svoje otázky a rozhodnúť sa, či si chcete tento softvér kúpiť natrvalo.K dispozícii je tiež bezplatná skúšobná verzia, ktorá vám pomôže oboznámiť sa so základnými funkciami DocsVision.
Stiahnite si DocsVision z oficiálnej stránky
Dnes sme hovorili o najelektronickejších systémoch správy dokumentov. Ako vidíte, všetky sú zamerané na odborné publikum, sú distribuované za poplatok a sú prezentované vo forme komplexných nástrojov. K výberu takého softvéru je potrebné pristupovať so všetkou zodpovednosťou, pretože v skutočnosti ide o investíciu do rozvoja spoločnosti a so sebou prináša určité dôsledky. Ak zvolíte správnu možnosť, dôsledky budú iba pozitívne a proces riadenia všetkých aspektov podnikania sa zjednoduší.